مدیریت راهبردی

مقدمه

انجام فعاليت عارضه يابي به عنوان گام اوليه درتعريف اقدامات لازم براي توسعه ظرفيت مديريت ونظام هاي مديريتي و اصلاح عملكرد سازمان فعاليتي بسيار ضروري و گامي كوچك از يك پروژه استراتژيك در سازمان است. لزوم توفيق اين امر،حمايت مديران ارشد سازمان است.حركت بهبود و توسعه در يك سازمان زماني صحيح و اثر بخش خواهد بود كه با شناخت درست و واقعي نقاط قوت و نقاط ضعف فعلي يك سازمان يا شركت و فرصت ها و تهديدهاي محيطي آن آغاز شود.فهم و درك مناسب،معتبر و قابل اتكاي يك سازمان نيازمند چارچوب مفهومي صحيح،علمي و منسجم است و بدون وجود آن،نتايج بررسي و شناخت،معتبر و قابل دفاع نخواهد بود.نتيجه فرآيند عارضه يابي، فهرست مشكلات مهم بنگاه ودر نهايت پيشنهادهايي براي رفع آنها است.

گام اول عارضه يابي،شناسايي عوامل اثر گذار بر شاخص هاي عملكرد سازمان است كه منجر به شناسايي مسايل و ريشه هاي آنها و تعيين راهكارهاي مناسب براي حل آنها مي باشد.

نتايجي كه مديران سازمان مي توانند از عارضه يابي انتظار داشته باشند عبارتند از:

• علل تاخيرات پروژه هاي سازمان
• محاسبه شاخص هاي بهره وري و سودآوري
• تحليل دقيق ساختار،فرآيند اهداف و استراتژي هاي سازمان و بهبود آنها
• تعيين نقاط ضعف و قوت و اولويت بندي مشكلات
• بهبود جانمايي ماشين آلات ، تجهيزات و وضعيت آنها
• ميزان سهم از بازار
• رقباي داخلي و خارجي
• ميزان بهره وري سازمان وكاركنان
• عارضه يابي منابع انساني،ارگونومي و محيط كار
• گردآوري و طبقه بندي داده هاي اطلاعاتي مورد نياز

الف) گردآوري داده هاي اطلاعاتي حوزه نتايج عملكرد

1-بهره وري(ميزان درجه استفاده موثر از هر يك از عوامل توليد است)

2-اثربخشي (انجام دادن كارهاي درست)

3-كارايي (انجام دادن درست كارها و فعاليت هايي است كه ما را در دستيابي به اهداف شخصي،خانوادگي،گروهي،سازماني و ملي ياري مي رسانند.)

4-نوآوري (فرآيند اخذ انديشه خلاق و تبديل آن به محصول، ابزار و روش هاي جديد عمليات)

5-كيفيت (تطبيق با استاندارد و تطبيق براي كاربرد را كيفيت گويند)

6-رضايت كاركنان (رضايت شغلي نوعي زمينه، گرايش، تمايل، علاقه، استعداد يا به طور كلي نوعي نگرش فرد نسبت به محيط كارش و بيان احساساتش نسبت به شغل خود مي باشد. )

7-سودآوري(استفاده موثر از همه ظرفيت هاي موجود، افزايش كارايي و اثر بخشي مديران و كاركنان، پائين نگه داشتن هزينه هاي توليد، منجر به سودآوري شركت يا بنگاه مي شود.)

8-مسئوليت اجتماعي (سازمان يا بنگاه بايد يك سيستم زيست محيطي مطابق با الزامات استاندارد بين المللي را ايجاد، مدون، اجرا و نگهداري نمايد و بطور مستمر آن را بهبود دهد و چگونگي برآورده كردن اين الزامات راتعيين نمايد.)

ب)گردآوري داده هاي اطلاعاتي حوزه قابليت ها و توانمندي ها و نيز محيط بيروني بنگاه

1-رهبري (لازمه اعمال رهبري در يك گروه، اثر گذاري بر فعاليت هاي آنان جهت دستيابي به هدف يا هدف هاي مورد نظرشان است. پيروي زير دستان از رهبر، اختياري و داوطلبانه است. )

2-اهداف،راهبردها،سياست ها(چه اهدافي بايد محقق گردد؟ روي كدام صنايع، بازارها و محصولات بايد تمركز كرد؟ و چگونه براي بهره برداري از فرصت هاي محيطي و مواجه با تهديدات محيطي به منظور كسب يك مزيت رقابتي منابع تخصيص يابد؟ و چه فعاليت هايي انجام گيرد؟)

3-فرآيندها،سيستم هاو روش ها (بكارگيري سيستمي از فرآيند ها در درون يك سازمان (بنگاه) همراه با شناسايي و تعامل اين فرآيندها و مديريت كردن آنها به منظور ايجاد خروجي دلخواه فرآيند گرايي ناميده مي شود. )

4-سازماندهي و تقسيم كار (ساختارهاي سازمان را مي توان در سه زمينه متفاوت، يعني؛ پيچيدگي سازمان از نظر پراكندگي واحدها، رسميت، و تمركز سازمان مورد بررسي قرار داد وتقسيم كارها را بر آن اساس انجام داد. )

5-فضاي عملياتي (سازمان بايدمحيط كار مورد نياز جهت دستيابي به انطباق با الزامات محصول را تعيين و مديريت كند. )

6-فناوري (مديريت فناوري عواملي نظير؛ارتقاء دانش، بهره گيري موثر از منابع و سرمايه هاي فكري ، حفظ منابع طبيعي و ساير عوامل اثر گذار بر ارتقائ سطح زندگي را در بر مي گيرد. )

7-محيط بيروني ( تقريبا همه عوامل، تحت كنترل سازمان نيستند، اگر چه تاثير عميقي بر آينده سازمان دارند. معمولا شركت ها حداقل بايد عامل هاي محيطي را شناخته و دنبال كنند مانند روندهاي اقتصادي نظير نرخ تورم، هزينه مواد خام، هزينه هاي انرژي، نرخ توليد، نرخ بهره. همچنين نيازهاي قانوني شامل مقررات دولتي براي صنايع ويژه وبرنامه هاي دولتي كه بر كيفيت و كميت نيروي كار تاثير گذارمي باشد. ديگر عوامل عبارتند از:

• پيشرفت هاي فني؛
• اقدامات رقبا؛
• دسترسي به منابع انساني.)

در اين ارتباط پنج(5) سوال كليدي و اساسي نيز مد نظر قرار گرفته است كه قبل از طرح سوالات ابتدا به معرفي شركت فولاد اليگودرز(كارخانه) مي پردازم.

شركت فولاد اليگودرز در سال 1378 با هدف توليد مقاطع فولادي شامل ميلگرد هاي ساختماني د رسايز هاي8 تا 32، شبكه هاي پيش جوش فولادي(مش) و مفتول هاي ريز بار تاسيس گرديد.

مواد اوليه به صورت بيلت هاي آهني(شمش فولادي) پس از برشكاري به سايزهاي 3 و 4 متري تبديل گرديده و توسط ماشين آلات حمل و نقل (ليفتراك) به سمت خط نورد حمل شده ودر كوره بارگذاري مي گردند. شمش ها در دماي1000 تا 1250 درجه سانتيگراد آماده نورد شده وپس از خروج از كوره به سمت قفسه هاي نورد كه شامل غلطك هاي افقي و عمودي مي باشند انتقال داده ميشوند و پس از گذشت از ميان قفسه ها به سايز هاي8،10و12 ميرسند.در انتهاي خط نورد محصول درون محفظه گردان كلاف ساز پيچيده شده و به صورت كلاف درميآيد.كلاف ها به وسيله زنجيرهاي متحرك بر روي بستر خنك كننده حركت كرده و در انتهاي مسير بصورت بنديل بسته بندي شده و به انبار محصول منتقل مي شوند.

فرآيندهاي انجام كار عبارتند از فرآيند بازنگري مديريت، فرآيند مميزي داخلي، فرآيند فروش، فرآيند توليد، فرآيند انبار، فرآيند خريد، فرآيند نگهداري و تعميرات، فرآيند كنترل تجهيزات اندازه گيري،فرآيند بازرسي و آزمون، فرآيند اقدامات اصلاحي و پيشگيرانه،فرآيند اندازه گيري،تحليل و بهبود مستمر، فرآيند ارتباط با مشتريان، فرآيند خدمات پشتيباني و نيز فرآيند آموزش.

سؤالات:

1- مهمترين هدف سازمان محل كار شما چيست؟

2-براي دستيابي به اين هدف يا اهداف،كدام بستر يا زمينه قبلي مورد نياز است؟

3-عوامل و موانع انساني پيش زمينه يا بستر نامناسب كدامند؟

4-راه حل ها و راهبردها براي حل هر يك از مشكلات مربوط كدامند؟

5-عوامل بازدارنده و نيز عوامل پيش برنده براي هر راه حل و يا راهبرد كدامند؟

درارتباط با سوال 1 وپس از اخذ نظرات ا زمديران و كاركنان مجموعه،پاسخ آن چنين است.

هدف اوليه و اصلي هر سازماني بقاء بنگاه(شركت) و مشتري مداري،سودآوري،شهروند مداري،كارآفريني و خدمت رساني از ديگر اهداف هر شركت يا بنگاه و نيز اين شركت بشمار ميرود.

پاسخ سوال 2

وجود سرمايه كافي ،داشتن ارتباطات مناسب،تامين منابع مالي،بازار سازي،توسعه IT،نيروي انساني لايق،شايسته ومتعهد (مديران و كاركنان) و الگو برداري مناسب از شركت هاي پيشرو و مترقي از بستر ها و زمينه هاي مورد نياز مي باشد.

پاسخ سوال3

ضعف دانش فني و تخصصي،عدم پيش بيني واحد منابع انساني،عدم ارتباط و تعامل پيوسته بين مديران و كاركنان، جدي نگرفتن آموزش براي سطوح هاي مختلف مديران و كاركنان،نبودن برنامه هاي مدون براي افزايش انگيزه خدمتي،كمبود نيرو در مشاغل فني و تخصصي از عوامل و موانع انساني پيش زمينه است.

پاسخ سوال 4

پيش بيني آموزشهاي شغلي،تخصصي و بهبود مديريت، افزايش سطوح كارايي و اثر بخشي شغلي كاركنان و مديران و بهره وري بهينه سازماني،رهبري و مديريت اثر بخش،بهبود شبكه هاي ارتباطي سازمان،افزايش ميزان انگيزه كاركنان، آزمايش و انتخاب علمي كاركنان درمشاغل فني و تخصصي، بكارگيري خلاقيت و نوآوري كاركنان از طريق برگزاري همايش ها و سمينارهاي آموزشي،تلاش مضاعف براي بهبود فرهنگ و جو سازماني و ايجاد نظام پذيرش و پيشنهادات از راه حل ها و راهبردها براي حل مشكلات مي باشد.

پاسخ سوال 5

الف- عوامل بازدارنده: مقاومت در مقابل تغيير،روحيه فردگرايي،عدم ارزيابي جامع عملكرد شغلي كاركنان،تحريم هاي بين المللي،عدم گشايش اعتبار براي وارد كردن مواد اوليه از خارج،عدم برخورد قاطع و مناسب با نيروهاي ناكارآمد.

ب-عوامل پيش برنده: فرهنگ سازي براي تغيير نگرش ،استفاده از مشاوران متخصص، الگوبرداري و الگوپذيري از شركت هاي پيشرو، فرهنگ سازي براي تلاش و پشتكار به منظور ارائه خدمت بهتر،پيش بيني امكانات و تجهيزات وشرايط مناسب كاري.

تحليل و نتيجه گيري

اندرو پتيگرو Andrew Pettigrew، استاد برجسته رفتار سازماني و بنيانگذار مركز مطالعات تغيير و راهبرد سازماني معتقد است كه تغيير يا دگرگوني راهبردي در سازمان،فرآيندي پيچيده،مبتني بر واقعيت و مداوم است.پيشنهاد او براي كارآمد ساختن متخصصان بهبود و بازسازي سازماني نيز آن بود كه:"محيط سازمان را تجزيه و تحليل كنيد،منابع انساني را سرمايه تلقي كنيد، فرآيند دگرگوني را هدايت كنيد يا بين تغيير راهبردي و تغيير عملياتي پيوستگي ايجاد كنيد و براي فائق آمدن بر مشكلات،رويكرد منسجم را تدوين و بكارگيريد."بهر حال مديران دگرگون ساز آموخته اند كه براي هر گونه تغيير يا تحول در بنگاه (شركت)لازم است مراحل زير را طي نمايند:

1-پذيرفتن اين كه اصلا مسايل يا مشكلاتي وجود دارد:اين احساس بايد در مديران عالي هر سازمان به وجود آيد ونقش مديريت رده بالاي سازمان نيز در ايجاد و حفظ اين نوع احساس،اساسي است.

2-داشتن ميل و علاقه به حل مسايل يا مشكلات:مشكلات در شرايطي حل مي شوند كه ميل،علاقه و انگيزه كافي براي رفع مشكلات و دگرگوني سازماني وجود داشته باشد.ايجاد جوي مناسب براي پذيرش ضرورت ايجاد تغيير،فرآيندي است طولاني و به تكرار نياز براي تغيير،كنار زدن موانع و رويارويي با رويداد هاي غير قابل پيش بيني-كه در خلال فرآيندتغيير پيش مي آيد-نياز دارد.

3-برنامه ريزي و اقدام براي حل مسايل يا مشكلات:در اين مرحله، ترسيم تصويري از آينده روشن و مطلوب براي سازمان، از اهميت زيادي برخوردار است ؛زيرا برنامه ها بايد براي عينيت بخشيدن به تصويري از آينده طراحي شوند و دست اندر كاران نيز بايد نسبت به اجراي آن،متعهد شوند.

4-تثبيت دگرگوني حاصل از حل مسايل يا مشكلات و دگرگوني اثر بخش:در اين مرحله، مديريت بايد ترتيبي اتخاذ نمايند تا نظام پاداش ها، گردش اطلاعات، ارتباطات و ساختار قدرت و اختيارات همگي به طور هماهنگ از وضعيت جديد حمايت كنند.چون معمولا تغييرات را شخصيت هاي كليدي سازمان و مديران دگرگون ساز به وجود مي آورند.لازم است پست هاي كليدي به جانشيناني سپرده شود كه با تغييرات ايجاد شده ،موافق هستند.

با امعان نظر به مطالب ياد شده از آنجا كه انجام اصلاحات و تحول امري است علمي، زمان بر،تدريجي و پيچيده و مستلزم عزم ،اراده، باور و اعتقاد مديريت ارشد و بدنه كارشناسي است لذا انجام اصلاحات و بهبود بازسازي و تحول به شكل تدريجي و مستمر در اين شركت در حال انجام است.در اين ارتباط با رويكرد علمي از مشاوران بيروني نيز استفاده شده و در آينده نيز در فازهاي بعدي استفاده خواهد شد تا اين بنگاه با يك نگاه علمي و بهبود مستمر در زمره شركت هاي پيشرو و متعالي قرار گيرد زيرا معتقديم كه سازماني متعالي است كه كيفيت خروجي هاي آن مورد رضايت مشتريان، تامين كنندگان كالا و خدمات و جامعه قرار گيرد.همچنين يك سازمان خوب ، سازماني است كه ساختار از عملكرد پيروي كند.از جنبه تجاري، ساختار سازمان از كاركرد رسمي پيروي كند، و به وسيله رسالت، برنامه ها و اهداف سازمان تعريف مي شود و اين ساختار بايد هم ژرفا و هم اثر بخشي را نشان دهد.

اثر بخشي: يعني تفويض اختيار كافي و حاكميت در واحدهايي كه تصميم گيري در سطوح مناسب را بدون رده هاي مديريتي غير لازم و كنترلي شركت ،امكان پذير مي سازد.

ژرفا: يعني كنترل كافي مديريت، بسيج مناسب منابع، امكانات و تعريف ارتباطات متقابل بين واحدهايي است كه باعث مي شود انتظارات مورد نياز را برآورده سازد.

در پايان خاطر نشان مي سازد كه اين شركت هم اكنون در جهت استقرار استاندارد بين المللي  

ISO 9001:2008تا مرحله اخذ تاييديه ازC.B معتبر اقدام نموده است.

اشتراک گذاری پست در شبکه های اجتماعی