مدیریت سرمایه انسانی

تفویض اختیار واژه‌اي است که همه در مورد آن شنیده‌اند، اما تعداد کمی مفهوم آن را به‌طور کامل درک کرده‌اند. تفویض اختیار اساسا یک سبک مدیریتی است که کارکنان شما را قادر می‌سازد تا در ارتقاي مهارت و افزایش دانش خود بکوشند. یک تعریف ساده از تفویض اختیار عبارت است از واگذار كردن اختیارات خود به دیگران به صورتی که آنها بتوانند به طور مستقل عمل نمایند و مسوولیت برخی از کارهای معین شما را بپذیرند. بديهي است كه اگر کار به‌درستی صورت نگیرد شما به‌عنوان مدیر، مسوول خواهید بود. بهترین راه‌حل این است که امور را به‌گونه‌ای واگذار کنید که کارها انجام شوند ولی اشتباهی صورت نگیرد. در تفویض اختیار کارهایی که نیاز به اطلاعات و تصمیم‌گیری دارند، مدنظر مي‌باشد با تفویض اختیار کارکنان شما قادر خواهند بود تا در موقعیت‌های مختلف بدون اینکه به شما مراجعه کنند عمل کرده و تصمیم‌گیری كنند.

یکی از راه‌های تشویق و تقویت منابع انسانی نشان دادن اعتماد از طریق دادن اختیار به آنها است. تفویض موثر مزایایی را ایجاد می‌كند كه هم كارمند و هم مدير از آن بهره‌مند مي‌شوند. تفویض مدیران را قادر می‌سازد تا بر وظایف مدیریتی خود تمرکز نمایند. اگر کارکنان بدانند که باید پاسخگوی تصمیمات خود باشند قطعا نحوه انجام كار بهبود يافته و یک عامل‌انگیزاننده براي آنان خواهد بود. از سوی دیگر اختيار تصمیم‌گیری می‌تواند به عاملی برای تقویت اعتماد به نفس نیز تبدیل شود. ضمنا تجزیه و تحلیل اطلاعاتی که مبنای تصمیم‌گیری قرار گرفته‌اند، می‌توانند کارکنان را برای مسوولیت‌های بزرگ‌تر آماده سازند. اين روش یک کناره‌گیری ساده از مسوولیت‌ها نیست، بلکه باید به‌خوبی برنامه‌ریزی شود. وظیفه‌ای که قرار است تفویض شود باید به‌طور واضحی تعیین شده و حد و مرز آن مشخص گردد.

مقصود از تفویض اختیار به کارکنان این است که چهار عامل در اختیار این افراد قرار داده شود تا بتواند کار یا وظیفه خود را بهتر انجام دهند.

1. اطلاعات: درباره عملکرد شرکت به کارکنان اطلاعات لازم داده می شود.
2. دانش و مهارت لازم: کارکنان بایستی دارای دانش و مهارت لازم جهت تامین هدفهای شرکت باشند.
3. قدرت: برای گرفتن تصمیمات مهم کارکنان بایستی از قدرت کافی برخوردار باشند.
4. پاداش: پاداش کارکنان بر اساس عملکرد شرکت پرداخت شود. شرکت از دو راه می توانند از نظر مالی به کارکنان پاداش پرداخت کند براساس عملکرد شرکت کارکنان را در سود سهیم کند و یا سهام جایزه به آنان بدهد.

مزایا و محاسن تفویض اختیار

با توجه به موارد اشاره شده روشن می گردد که تفویض اختیار يك ضرورت و نیاز اساسی بوده و مزایای قابل توجه زیر را دارا می باشد :

• افزایش بازدهی
• ازدیاد علاقه نسبت به انجام کار
• تقویت همکاری دسته جمعی
• تکامل انفرادی
• جلوگیری از اتلاف وقت مدیران

کریس آرجریس معتقد است که توسعه مسئولیت فردی، هم برای کارکنان و هم برای سازمان مثمر ثمر است. فرصت دادن به افراد برای این که ضمن کار، رشد و بلوغ حاصل کنند به آنان کمک می کند تا برای تحقق هدفهای سازمان قابلیتها و توانائیهای بیشتری را صرف کنند. اگر چه همه کارکنان نمی خواهند مسئولیت بیشتری به آنها تفویض شود یا با مشکلات فزاینده ای که مسئولیت ضرورتاً به بار مي آورد سروکار داشته باشند اما با وجود این، آرجریس مدعی است که شمار کارکنانی که انگیزش آنها را می توان با افزودن یا بالا بردن سطح مسئولیتهایشان متناسب با اختیار بهبود بخشد بسیار بیشتر از آن است که اغلب مدیران تصور می کنند .

اگرچه تفویض اختیار درجات متعددی دارد لیکن حدود آن در سازمانهای مختلف متفاوت است. تفویض اختیار نیز مانند تشکیل سازمان یک وسیله است. یعنی ابزاری است در دست مدیریت برای رسیدن به هدف.

عوامل تعیین کننده درجه تفویض اختیار عبارتند از:

• هزینه تصمیم گیری: هرچه هزینه تصمیم گیری در مورد یک مسئله زیادتر باشد نیازبه اتخاذ تصمیم در سطوح بالا ترمدیریت بیشتر خواهد بود.
• تمایل به یکسانی خط مشی ها: هر چه نیاز به یکسانی خط مشی ها بیشتر باشد اختیارات مربوطه متمرکزتر خواهد بود.
• وسعت و بزرگی سازمان:هر چه سازمان بزرگتر باشد مسایل آن بیشتر است وتصمیم گیری به سطوح مختلف واگذار می شود.
• محیط سازمان، انعطاف پذیری:هر چه محیطی که سازمان در آن فعالیت می کند و متشنج تر و رقابت شدیدتر باشد سازمان جهت انجام عکس العملهای بموقع باید انعطاف پذیری بيشتری داشته باشد که لازمه آن واگذاری تصمیم گیری به سطوح پائین تر سازمان مي باشد که مستقیماً درگیر محیط بیرونی هستند.
• فنون کنترل: عامل دیگر وجود تکنیک های کنترل است توسعه و بهبود روش های آماری ، کنترلهای حسابداری و سایر فنون کنترل گرایش به تفویض اختیار را افزایش می دهد.

نتيجه

همان طور که ذکر شد تفويض اختيار در سازمانها و ادارات به ويژه سازمانهاي بزرگ امري اجتناب ناپذير است. اما مديراني موفق ترند که در بکار گیري اصول تفويض اختيار توجه لازم را به توانايي و استعدادهاي زير دستان داشته باشند و ضمن پرورش و مشارکت آنان در انجام هر چه بهتر وظايف ، حيطه مسئوليت سازمان را به سوي اهداف عالي سوق دهند . تفويض اختيار ، به عنوان يکي از مهمترين نرم افزارهاي مديريتي، به سازمان و مديريت حيات و پويايي مي بخشد. تفويض اختيار بايد بر ساختار و تشکيلات سازماني، اهداف و ماموريت آن، متمرکز و غير متمرکز بودن آن، ميزان تخصصي و حرفه اي بودن آن و ... استوار باشد.

در تفويض اختيار مديران بايد هر گونه ابهام در واگذاري امور را مرتفع کرده و عمل انگيزش در زير دستان را تقويت نمايند و بالاخره اينکه تفويض اختيار مستلزم تدوين و اجراي سيستم کنترل و ارزشيابي است تا مدير همواره از فرايند عمليات فعل تفويض شده آگاهي يافته و باز خوردهاي لازم را به تفويض شونده ارائه نمايد.

منابع :

www.mgtsolution.com

www.onlinemanagers.ir

www.bpdanesh.ir

اشتراک گذاری پست در شبکه های اجتماعی